As diretrizes e normas da Política de Gestão Documental e o Programa Nacional de Gestão Documental do Poder Judiciário (Proname), no âmbito da Justiça do Trabalho no Maranhão, seguem as disposições contidas no Ato Regulamentar do Gabinete da Presidência nº 11/2021. O Ato, assinado pelo presidente do Tribunal, desembargador José Evandro de Souza, vem somar aos demais normativos que regulamentam a gestão documental no Tribunal, e alinha-se à Política de Gestão Documental estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), Tribunal Superior do Trabalho (TST), legislação sobre gestão documental e arquivos, entre outros.
A Política de Gestão Documental engloba as diretrizes para a gestão de documentos arquivísticos, abrangendo da produção à destinação final, que pode ser a preservação por meio de guarda permanente, ou eliminação após avaliação. As diretrizes são as previstas na Resolução CNJ nº 324/2020.
Também devem ser observados os requisitos essenciais à Política de Gestão Documental, entre os quais, a manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro, com a implementação de estratégias voltadas a sua preservação desde a produção, pelo tempo de guarda que houver sido definido; a classificação, avaliação e descrição documental mediante a aplicação de normas, com a utilização de planos de classificação e de tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração do Tribunal, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais; a orientação de magistrados e servidores sobre os fundamentos e instrumentos do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname); e adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus), conforme Resolução CNJ nº 91/2000.
Programa de Gestão Documental
O Programa de Gestão Documental da Justiça do Trabalho do Maranhão deve obedecer à Política de Gestão Documental e compreende o planejamento, a organização, o controle e a coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, com base em 10 instrumentos, os quais serão disponibilizados pela CPAD no site do Tribunal.
Conforme o Ato Regulamentar, serão responsáveis Serão responsáveis pelo Programa de Gestão Documental a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD); Setor de Biblioteca e Gestão Documental; Setor de Arquivo; o Centro de Memória e Cultura da Justiça do Trabalho no Maranhão (Cemoc); e as unidades judiciárias e administrativas, que contarão com a colaboração da Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicações (CITC) para implementação dos mecanismos técnicos necessários à efetividade do referido programa.
O Ato também define as competências e atribuições da CPAD, Setor de Biblioteca e Gestão Documental, Setor de Arquivo e Cemoc. Já as unidades judiciárias e administrativas deverão observar as diretrizes da Resolução CNJ nº 324/2020 e as disposições deste Ato Regulamentar, zelando pelo acervo documental e/ou processual que se encontrar sob sua responsabilidade.
À Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicações (CTIC), na qualidade de colaboradora, caberá disponibilizar ferramentas de gestão documental nos sistemas informatizados do Regional; oferecer condições de armazenamento adequado aos documentos eletrônicos, digitais e digitalizados; e prover controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos eletrônicos produzidos no Tribunal, tais como controles técnicos e programáticos, manutenção de trilhas de auditoria e estabelecimento de rotinas de cópias de segurança.
Quanto à produção documental, são considerados documentos de arquivo todos os registros de informação resultantes de procedimentos laborais, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelas unidades deste Tribunal. Esses documentos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, conforme a fase do ciclo vital em que se encontrem.
Documentos de guarda permanente e/ou de valor histórico
São considerados de guarda permanente os documentos e processos indicados nos instrumentos previstos no artigo 5º, incisos II e III, da Resolução nº 324/2020, ou seja, Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário e o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário; o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas em tribunais armazenados em base de dados; os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado; atos normativos: ato, regimento, resolução, portaria e outras normas expedidas; documentos do corte cronológico, fixado, para os fins disposto no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, na data de 31/12/1990, não podendo, via de regra, ser eliminados os processos judiciais distribuídos até então, excetuados aqueles extintos sem resolução de mérito ou resolvidos mediante acordo, a critério da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD); entre outros.
Os documentos e os processos definidos como de guarda permanente deverão ser devidamente identificados pelo Setor de Arquivo, cabendo a aplicação do Selo "Acervo Histórico" somente quando houver manifestação de autoridade competente nesse sentido, nos termos do Ato Regulamentar GP nº 07/2021.
Documentos Sigilosos
Quanto à natureza do assunto, os documentos serão classificados como como ostensivos ou ordinários, aqueles cujo teor possa ser de conhecimento público, sem restrições; e documentos sigilosos ou especiais, que são os que cujo teor não possa ser divulgado, sob pena de risco à inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, ou ainda à segurança da sociedade e/ou do Estado.
Esses documentos sigilosos serão guardados em condições especiais de segurança com acesso restrito ao seu conhecimento, sendo vedada sua doação quando da realização de convênios.
Eliminação de Documentos e Autos de Natureza Judiciária
A eliminação de documentos e de processos judiciais observará, a princípio, o tempo mínimo de guarda intermediária definido nas Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário. Como regra, fica autorizada a eliminação de autos judiciais findos há mais de cinco anos, contados da data de seu arquivamento.
Por outro lado, a eliminação de autos findos será decidida pelo Tribunal Pleno, mediante proposta circunstanciada do presidente do Tribunal, acompanhada de lista prévia contendo os processos elegíveis ao procedimento.
Os processos arquivados nas dependências de varas trabalhistas poderão ser eliminados, atendidas as mesmas condições, mediante proposta do juiz titular da VT, direcionada à Presidência, que a submeterá ao Tribunal Pleno, na forma do caput deste artigo.
A eliminação dos autos findos deverá observar critérios de responsabilidade socioambiental e será levada a efeito, preferencialmente, por fragmentação manual ou mecânica, e caso haja condições, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida. Deverá ser acompanhada sob a supervisão de um membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que ficará encarregado de lavrar o Termo de Eliminação. Os fragmentos poderão ser doados às entidades declaradas como de utilidade pública, conforme legislação em vigor, que ficará responsável pelo ônus da destruição com direito de beneficiar-se com a venda do material.
Eliminação de Documentos e Autos de Natureza Administrativa
Os documentos e processos de natureza administrativa, encaminhados ao Arquivo Geral, cujo conteúdo não se revista de valor histórico na forma do Ato Regulamentar GP n.° 07/2021, poderão ser eliminados, por meio de determinação prévia da Presidência, observada a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).
Porém, os documentos e processos relativos a despesas efetuadas pela administração, assim como os de nomeação, progressão, exoneração e pagamento de pessoal, permanecerão nas unidades respectivas e somente serão eliminados após a quitação da tomada de contas por parte do Tribunal de Contas da União, sem prejuízo do decurso do prazo de cinco anos, a contar da data do seu arquivamento definitivo.
Convênios
A Presidência poderá celebrar convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e universitário, para auxílio nas atividades coordenadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Faculta-se à CPAD propor convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário para auxílio nas atividades de gestão documental, que ficarão sob sua coordenação e supervisão em conjunto com a unidades de Gestão Documental.