O presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 16ª Região, desembargador James Magno Araújo Farias, determinou a atualização das normas do Programa de Gestão Documental por meio do Ato Regulamentar da Presidência 007/2016.
Baseadas em estudos feitos pela Seção de Biblioteca e Gestão Documental, por meio do Setor de Biblioteca e Centro de Memória, as novas normas trazem diretrizes baseadas na Constituição Federal, na política nacional de arquivos e resoluções Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ), no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (MoReq-Jus) e na Recomendação n.º 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que institui o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME).
Além dos processos de guarda permanente, a nova regulamentação da Gestão Documental no âmbito da 16ª Região considera as recomendações quanto aos processos de valor histórico, respeitando as orientações do Ato Conjunto TST/CSJT/GP n.º 11/2011, que institui o Programa Nacional de Resgate da Memória da Justiça do Trabalho e dos atos normativos que disciplinam o uso do Selo "Acervo Histórico".
Segundo o presidente do TRT-MA, há preocupação em executar uma política de gestão documental, que assegure a guarda dos documentos indispensáveis à comprovação de direitos e proteção da memória, racionalizando o fluxo e garantindo a recuperação e proteção dos documentos de interesse histórico e cultural produzidos no âmbito do TRT da 16ª Região, tanto em meio físico quanto eletrônico.
O presidente informou que está sendo priorizado o tratamento dos processos que se encontram no Arquivo Geral, localizado na Praça Deodoro, para que ao final, seja possível eliminação de forma responsável e criteriosa dos autos que não se enquadrem na Tabela de Temporalidade Documental, deixando uma massa documental em condições adequadas para servir à comunidade científica e pesquisadores de um modo geral.
Para o juiz auxiliar da Presidência, Bruno Montejunas, o esforço concentrado vai dar uma solução a curto, médio e longo prazo para a gestão documental. “Estamos cientes que é preciso assegurar a proteção do acervo porque nestes processos constam informações de caráter histórico e por esta razão a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos tem feito um trabalho criterioso no sentido de selecionar os autos a serem salvaguardados”, afirmou. 
O assessor da Presidência, Marcos Pires da Costa, diz que o trabalho que vem sendo realizado no Arquivo Geral tem sido exitoso. “Estamos concluindo a seleção dos processos aptos à eliminação na 1ª Vara do Trabalho de São Luís. Conseguimos estabelecer uma metodologia de trabalho e, ainda este ano, será possível fazer o primeiro descarte com total segurança”, destacou.
Avaliação de documentos – Na última segunda-feira (11/7), a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos esteve reunida no Gabinete da Presidência para deliberar sobre novas ações. Na próxima reunião, o chefe do Setor de Arquivo, Jose Antônio, deverá apresentar a listagem dos processos da 1ª VT de São Luís aptos à eliminação. Entre as deliberações ficou decido que será feito estudo para apresentação de projeto de lei com vistas à criação dos cargos de arquivista e de historiador, bem como estudos relativos a um Termo de Cooperação Técnica com as universidade com a finalidade de fomentar pesquisas.