A Política de Manutenção de Documentos Eletrônicos no Tribunal Regional do Trabalho da 16ª Região (Maranhão), instituída pelo presidente do Tribunal, desembargador José Evandro de Souza, conforme o Ato Regulamentar do Gabinete da Presidência nº 8/2021, compreende as diretrizes e as estratégias para a manutenção de documentos eletrônicos produzidos ou recebidos no TRT-MA. A regulamentação observa o disposto nas Resoluções do Conselho Nacional de Justiça 211/2015, 215/2015 e 324/2020; e Ato Regulamentar GP n° 07/2016, que dispõe sobre as normas relativas ao Programa de Gestão Documental do TRT-MA.
A Política de Manutenção de Documentos Eletrônicos do TRT do Maranhão compreende um conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar a obsolescência tecnológica em nível de hardware, software, suporte e formato, e rege-se pelos princípios da transparência, efetividade, eficiência, acessibilidade, disseminação e preservação, bem como pelas boas práticas de governança de tecnologia da informação e comunicação e de gestão de segurança da informação.
A política instituída tem como objetivos garantir o acesso aos documentos eletrônicos pelo prazo institucionalmente estabelecido, e de forma contínua, a autenticidade dos documentos eletrônicos; armazenar os documentos eletrônicos em repositório arquivístico digital confiável, que assegure sua preservação; bem como contribuir para a redução de risco em segurança da informação. Assim, os sistemas computacionais atenderão a padrões de interoperabilidade, segurança da informação, gestão documental, acesso e outros padrões que vierem a ser definidos em regulamentação própria.
Conforme o Ato Regulamentar, os documentos eletrônicos e digitais, produzidos ou capturados em sistemas computacionais utilizados pelo TRT16, terão garantia de classificação e destinação final, de acordo com os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade instituídos pelo Tribunal; de autenticidade; aderência às regras institucionais de sigilo e acesso; preservação em repositório arquivístico digital; entre outros requisitos que vierem a ser definidos. Além disso, a produção, a tramitação e a guarda de documentos eletrônicos observarão os critérios de racionalização e sustentabilidade difundidos pelo TRT-MA.
As ações decorrentes da Política de Manutenção de Documentos Eletrônicos relativas à Tecnologia da Informação Comunicação (TIC) serão submetidas ao Comitê de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação (CGovTIC), instituído pela Portaria GP Nº 794/2018. A segurança dos documentos eletrônicos observará o que determina a Política de Segurança da Informação e Comunicações do TRT da 16ª Região (POSIC – TRT16).
A Política de Manutenção de Documentos Eletrônicos observará, no que couber, as competências definidas no Programa de Gestão Documental, instituído pelo Ato Regulamentar GP n° 07/2016, e na Lei nº 12.527/2011 (Lei Federal de Acesso à Informação).