A instrução normativa da Política de Segurança da Informação e Comunicações referente às regras de segurança para uso do e-mail institucional ou correio eletrônico no Tribunal Regional do Trabalho da 16ª Região (TRT-MA) consta no Ato Regulamentar do Gabinete da Presidência nº 13/2016. A norma de segurança se aplica a todos os usuários do Tribunal que utilizam o serviço de correio eletrônico. A Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicações (CTIC) é responsável pelo desenvolvimento e acompanhamento da Política de Segurança da Informação e Comunicações do TRT-MA.
Conforme o Ato Regulamentar, o correio eletrônico é disponibilizado pelo TRT para uso nas atividades relacionadas ao trabalho do usuário. Quando permitido o uso do correio particular, o usuário não deverá exceder os limites da ética, bom senso e razoabilidade, sendo este responsável pelo conteúdo trafegado e seus eventuais riscos.
A área de Tecnologia da Informação e Comunicações (TIC) poderá rastrear ou varrer o conteúdo das mensagens, de forma automática, por softwares especiais, a fim de verificar se os conteúdos das mesmas estão de acordo com o disposto no Ato GP.
Ainda, conforme o Ato Regulamentar, a conta de correio eletrônico institucional, disponibilizada aos usuários, deve ser utilizada somente para os interesses de trabalho, além de possuir caráter pessoal e intransferível, sendo seu titular o único e total responsável pelo seu uso e suas consequências.
É atribuição exclusiva da área de TIC definir os softwares homologados para o uso do correio eletrônico institucional. A norma  proíbe o uso de provedores de e-mails externos para encaminhamento de mensagens de correio eletrônico do TRT. Os e-mails podem ser de uso pessoal, setorial, de eventos e de conta de sistemas.
O usuário tem direito a uma única conta de e-mail que o identificará em todo o Tribunal. O responsável pela conta da unidade deve avaliar a necessidade de utilização do correio eletrônico institucional, indicando tal necessidade quando da solicitação da criação da conta de acesso aos recursos de TIC. 
As solicitações referentes à permissão de acesso ao serviço de correio eletrônico deverão ser encaminhadas formalmente a área de TIC pelo responsável da unidade organizacional em que o usuário estiver lotado. Cabe à área de Gestão de Pessoas ou setor responsável solicitar à área de TIC o cancelamento da conta de correio do usuário em virtude de desligamento do usuário do Tribunal.
O correio eletrônico institucional pode ser monitorado e restringido pela área de TI, quanto à origem, destino, quantidade, tipo de conteúdo, tipo de anexo e volume das informações, desde que esses controles sejam feitos por parâmetros gerais (não personalizados).
Nos casos de suspeita de infração à Política de Segurança da Informação e Comunicações, a área de TI poderá acessar a caixa postal institucional do respectivo usuário através de ato administrativo ou judicial.
Os usuários devem comunicar e/ou reportar os incidentes que afetam a segurança da informação ou o descumprimento desta norma à área de TIC, a fim de adoção das providências necessárias.
Ao autor de infração a esta norma serão aplicadas as sanções cabíveis, conforme previsto na Política de Segurança da Informação e Comunicações do Tribunal.
Clique aqui para acessar a íntegra do Ato Regulamentar GP nº 13/20166.