O Tribunal Regional do Trabalho da 16ª Região (Maranhão) realizou um trabalho de reorganização e tratamento do acervo físico na Vara do Trabalho de Barra do Corda, com o objetivo de melhorar a identificação, a localização e as condições de conservação dos processos. A iniciativa é conduzida pelo Setor de Gestão Documental e Memória, unidade executora do Comitê de Documentação e Memória (CDM), e já possibilitou a identificação e o loteamento de mais de dois mil processos. 

As atividades foram desenvolvidas em duas etapas, realizadas entre os dias 22 e 26 de junho e de 16 a 22 de agosto de 2026, pela chefe do Setor de Gestão Documental e Memória, Edvânia Kátia Sousa Silva, e pelo chefe do Apoio à Gestão Documental, José Antônio Abreu Gomes, ambos integrantes do Comitê de Documentação e Memória. O trabalho foi iniciado a partir da necessidade de intervenção em um acervo estimado em 15.474 processos, no qual foram encontradas caixas fora dos locais correspondentes, documentos armazenados diretamente no chão e condições inadequadas para a conservação dos autos, com registro de umidade, poeira, mofo, pouca ventilação e presença de ninhos de pássaros.

Além de comprometer a preservação dos documentos, a falta de organização dificultava a localização dos processos quando solicitados por partes e advogados, situação que também alcançava autos necessários para pedidos de aposentadoria e processos relacionados ao Projeto Garimpo. Diante desse cenário, a equipe passou a adotar critérios que permitissem organizar o material de forma gradual e facilitar as etapas seguintes de tratamento documental. 

Na segunda etapa, os processos foram separados de acordo com o ano de autuação, com atenção aos documentos referentes a 2011, 2012 e 2013. O ano de 2013 recebeu prioridade por concentrar o maior volume entre os períodos analisados e, ao final desse trabalho, 2.034 processos haviam sido identificados e distribuídos em 186 caixas, sendo que 1.420 processos, acondicionados em 136 caixas, já foram cadastrados no sistema e tiveram sua localização atualizada. 

O levantamento também permitiu corrigir situações em que as informações registradas no sistema não correspondiam ao local em que os processos estavam fisicamente armazenados. Em outros casos, não havia qualquer indicação de localização, o que tornava mais difícil a recuperação dos autos. A atualização desses dados contribui para dar maior segurança às informações disponíveis e facilitar o atendimento de futuras solicitações. 

Para Edvânia Kátia Sousa Silva, o trabalho realizado na unidade tem importância não apenas para a organização dos documentos, mas também para o acesso às informações e para a preservação da memória institucional. "O trabalho de gestão documental tem uma dimensão que ultrapassa a organização do acervo. Ao identificar, organizar e preservar esses processos, estamos contribuindo tanto para o atendimento às demandas atuais dos jurisdicionados quanto para a preservação da memória da Justiça do Trabalho no Maranhão", afirmou. 

José Antônio Abreu Gomes ressalta que o volume de documentos exige um trabalho contínuo e organizado, especialmente nas etapas de identificação e atualização dos registros. "A organização do acervo exige um trabalho cuidadoso de identificação, loteamento e atualização das informações. Os resultados alcançados nesta etapa demonstram a importância da continuidade da força-tarefa para que possamos avançar na localização dos processos e dar maior confiabilidade às informações relacionadas ao acervo físico", destacou. 

O tratamento do acervo também tem relação com outras atividades desenvolvidas pelo Tribunal, como o Projeto Garimpo, que busca localizar valores existentes em processos judiciais e ainda não levantados pelos beneficiários. A organização dos autos contribui para facilitar a identificação desses processos e o acesso às informações necessárias para o desenvolvimento da iniciativa. 

Outro aspecto do trabalho é a preservação da memória da Justiça do Trabalho na região, instalada em 25 de junho de 1997, a VT de Barra do Corda possui documentos que registram parte da atuação da Justiça do Trabalho ao longo de sua história. Por isso, a força-tarefa também prevê a identificação de processos que possam ter relevância histórica, incluindo Ações Civis Públicas (ACPs), além da separação dos autos que estejam dentro dos critérios para eliminação documental e possam futuramente integrar Editais de Eliminação. 

A continuidade das atividades permitirá que outras partes do acervo sejam submetidas ao mesmo processo de identificação, organização e atualização, contribuindo para melhorar as condições de armazenamento dos documentos e tornar mais eficiente a localização dos processos físicos da unidade. 

O Comitê de Documentação e Memória foi instituído pela Portaria GP/TRT16 nº 713/2022 e é coordenado pelo desembargador Francisco José Carvalho Neto, tendo como vice-coordenador o juiz Saulo Tarcísio de Carvalho Fontes. O Setor de Gestão Documental e Memória atua como unidade executora das ações desenvolvidas pelo Comitê.