Os novos critérios para uso do selo “Acervo Histórico” no Tribunal Regional do Trabalho da 16ª Região (Maranhão) foram estabelecidos pelo presidente do Tribunal, desembargador José Evandro de Souza, no Ato Regulamentar do Gabinete da Presidência nº 7/2021.O ato normativo alterou o Ato Regulamentar GP nº 04/2016, que disciplina o uso do selo no âmbito da Justiça do Trabalho do Maranhão. O novo ato visa alinhar a Justiça do Trabalho do Maranhão às novas diretrizes do Conselho Nacional de Justiça com relação à Preservação da Memória do Poder Judiciário. Também toma por base o Ato Conjunto TST/CSJT/GP n.º 02/2014.
Uma das novidades estabelecidas pelo Ato Regulamentar nº 7/2021 foi a ampliação da lista das unidades que poderão determinar a aposição do Selo “Acervo Histórico”, com a inclusão do Setor de Comunicação, quando se tratar de matérias jornalísticas de cunho institucional ou judicial que tenham relação com os documentos de valor histórico previsto no referido ato, assim como em produtos impressos e audiovisuais com temática de valor histórico; e  de integrantes  da Comissão de Gestão e Memória, em quaisquer documentos considerados de valor histórico.
Pelo Ato Regulamentar GP nº 04/2016, somente poderiam determinar a aposição do selo magistrados, diretores de secretaria e secretários administrativos, em processos que tramitando nas respectivas unidades; e o presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), em se tratando de documentos ou processos arquivados e/ou encaminhados à deliberação da Comissão.
Serão identificados com o Selo “Acervo Histórico” os documentos e processos, judiciais e administrativos, aos quais for atribuído valor histórico, conforme modelo constante no Ato Conjunto TST/CSJT/GP n.º 02/2014. A afixação do selo será feita pela unidade judicial ou administrativa custodiadora do processo ou documento, no momento da determinação; e pela unidade de gestão documental, quando determinada e não realizada antes do arquivamento definitivo, ou quando assim for determinada pela CPAD.
O Ato Regulamentar estabelece que o selo deverá ser afixado no canto superior esquerdo da capa do processo físico. Em processo eletrônico, mediante marcação em atributo específico no sistema correspondente. No caso das matérias jornalísticas, caberá à unidade da Comunicação Social definir a localização de acordo com os critérios estéticos próprios da área.
Processos Judiciais
Poderá ser atribuído valor histórico, sem prejuízo de outras avaliações, aos processos judiciais que tenham como partes empresas de grande porte que foram extintas ou tiveram alteradas a sua natureza jurídica de direito público para direito privado e vice-versa; aos que tenham decisões fundamentadas em leis já alteradas; àqueles que identifiquem a Justiça do Trabalho no respectivo Estado; aos processos em figurem como partes órgãos do Estado que deixaram de funcionar; aos que envolvam questões sociais de grande relevância; que versem sobre indenizações por dano moral e material, decorrentes de acidente de trabalho e doença ocupacional com enfoque em nova visão jurídica; aos que envolvam causas e decisões de grande impacto social, econômico, político ou cultural; revelem particularidade temporal ou jurisdicional relevante em sua tramitação; apresentem aspectos relevantes relacionados à memória histórica da localidade em um determinado contexto histórico; às três primeiras ações distribuídas na Vara do Trabalho correspondente; às três últimas ações distribuídas em meio físico a Vara do Trabalho correspondente; às três primeiras ações eletrônicas distribuídas à Vara do Trabalho correspondente, entre outros.
Atos Normativos
Também poderá ser atribuído valor histórico aos atos normativos, documentos administrativos e processos administrativos do Regional, tais como, ato de criação do TRT da 16ª Região, das Varas do Trabalho deste Regional e os registros de suas instalações; atos de nomeação e posse de desembargadores e de juízes titulares e isubstitutos; aos de criação de cargos e funções gratificadas; regimento Interno do Tribunal e alterações posteriores; regulamento geral de secretaria e alterações subseqüentes; acórdãos de natureza administrativa; relatórios anuais das atividades do Tribunal e das Varas do Trabalho; atas de correições ordinárias e extraordinárias, realizadas pela Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho e pela Corregedoria Regional, entre outros.
A identificação de um documento avulso ou consolidado em um processo judicial ou administrativo com o selo “Acervo Histórico” poderá ocorrer em qualquer momento de sua tramitação.
Os processos cujos assuntos são classificados como de guarda permanente nas Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD), áreas meio e fim, deverão ser marcados como “Acervo Histórico” pelas unidades de gestão documental e memória quando de seu arquivamento.
Conforme o Ato Regulamentar GP 07/2021, caberá à Comissão Permanente de Avaliação Documental do TRT-MA estabelecer cronograma das ações de implantação do Selo “Acervo Histórico. Por outro lado, caberá à Comissão de Gestão da Memória zelar pelo cumprimento do referido Ato e realizar atividades de sensibilização para sua implementação.
Ao Centro de Memória e Cultura do Tribunal caberá a função de guarda dos processos contemplados pela aposição do Selo “Acervo Histórico”; e a unidade gestora da Comunicação Social deverá estabelecer a identidade visual do referido selo, de acordo com diretrizes nacionais e os devidos padrões estéticos.